总第231期 2020年

浅谈档案管理的几个要点

       从事企业档案管理这么多年，通过不断的摸索、学习，并与公司实际相结合，我总结了档案管理的几个要点：首先是档案的收集：档案是从各部门生产经营活动中产生的各类有保存价值的文件资料（包括照片、音影磁盘、证书、牌匾等实体档案），同时也包括相应的电子文件，根据各类档案的归档范围全面收集各类资料，只有通过全面的收集，才能保存最完整的历史资料，为今后的利用提供最可靠的证据。
       其次是档案的整理：对收集来的资料要进行整理就必须掌握档案的分类，国家对档案的分类有严格的规定，我根据公司的实际情况分了十大类：产品技术档案、基建档案、经营档案、质量档案、文书档案、设备档案、人事档案、会计档案、法律事务类档案、特种载体类档案。各大类档案又下分小类档案。只有明确了资料归属的档案类别才能保证档案的准确性，在整理过程中要注意是否为原件，是否签字盖章完整，是否有缺页、破损，对破损的、不清晰的要进行修补复制。            
       三是档案的编目典藏：资料分类整理后就应该开始编目，首先编制档案编号应包含公司的档案全宗号，如我昆仑公司为03，其次是大的档案类别号，如文书档案为B类，经营档案为C类，基建档案为G类等，还必须有档案的年号，再有档案小类别号，如经营档案中销售合同为XS,外协为WX等，最后为卷号及卷内文件序号，如03C.2019.XS-01.01 ， 03G.2018.GJ-01.01等，档案编号具有唯一性，合理的编号不仅利用典藏，更利于查找借阅 。        
       最后是档案的利用：档案的存在是为今后的工作提供历史依据，没有利用价值的资料就没有保存的必要。在提供再利用过程中要注意档案的安全保密性，所以必须建立一系列的档案管理制度，如借阅制度、分发保密制度、复印制度等等。
       公司的档案管理贯穿于公司生产经营的整个过程，只有建立起一整套完整的行之有效的档案管理制度，监督公司的每一个经营环节，严格按照档案管理的各个流程办事，领导重视、员工配合，公司才能走得更稳、走得更远。（昆仑公司  刘芳）