档案工作是企业管理的一个重要组成部分，是提高工作效率和质量的必要条件，也是保存记录企业历史真实面貌的重要保证。2008年10月15日，中曼集团公司《档案管理办法》正式出台，即日起开始实施，为了配合该《办法》的落实，18日公司又在总部各部门下发了《关于进一步加强文件材料收集整理的通知》。这标志着集团公司的档案管理工作步入规范化轨道。
    所谓企业档案，是指集团公司在从事各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体的历史记录（简称文件材料）。企业档案记载了企业经营管理及发展进步的全部，既有企业管理资料，也有生产经营活动的技术资料，既有一般性文书档案资料，也有内含重要商业机密的信息资料，这些档案资料与企业的经营管理、发展密切相关。随着集团公司企业活动范围的扩展，形成的档案会越来越多，特别是企业的法律事务增多，档案作为凭证依据的作用也越来越显著，因此，集团领导高度重视档案管理工作。
新出台《档案管理办法》共包括七章三十六条，内容包括档案的管理原则、领导体制与机制、档案管理人员的基本任务、档案的归档制度、归档要求、归档范围、归档时间及管理流程等。
    为了便于操作使用，本《办法》对主要类别档案的归档范围提出了具体要求，如行政管理类归档主要包括集团公司行政部门下发的各种红头文件、组织的各种会议文件、会议记录、领导讲话、会议总结等，经营管理类归档主要包括集团公司在经营活动中形成的公司设立、名称变更、协议书、合同书、招标书、投标书、认证书、专利、知识产权等方面的文件材料。生产技术管理类主要包括集团公司生产活动中形成的生产计划、生产管理、项目管理等文件材料和在市场开发过程中形成的销售情况记录、客户资料、统计报表等材料。财务管理类归档主要包括集团公司财务部门形成的会计凭证、会计账薄、财务报告等。另外，办法还对目前形成较少的科学技术研究类、设备仪器类、油气勘探开发类、声像电子类等类别档案进行了明确规定，以利于企业今后在生产规模、范围不断扩大过程中对这些档案的管理。
    今后，集团公司对档案实行集中管理与分散管理相相结合的原则，总部各机关形成的文件材料由专门的档案部门集中统一管理，各所属公司形成的档案年内由原单位进行统一管理，保管一年后按要求移交集团公司档案室统一管理，这种方式一方面有利于发挥总部核心职能的优势，同时又兼顾了对所属公司档案工作的业务指导。
    本《办法》还对不同类别的档案明确了不同的归档时间限制，其中，集团公司各部门（除财务资产部）形成的档案要在次年的一季度归档，财务部门形成的会计档案在保管一年后的次年归档，科研项目档案、基建档案要在完成后的3个月内归档。为了加强对经营活动中形成的合同、协议的管理，明确规定要在签订3日后归档，各部门只保存使用副本或复印件。
    《档案管理办法》要求各单位在日常工作中要注意对文件材料的收集整理工作，保证归档材料的齐全、完整率和归档质量。随着它的全面落实到位，对完善中曼集团公司的档案管理体系，有效保护并利用好档案将产生积极的作用。（娄美）